Funktion 01
Eine Anfrage kommt per WhatsApp, die nächste über das Formular auf deiner Website, die dritte als Mail. Im CRM landen sie in derselben Liste, mit derselben Karteikarte und demselben Antwortfeld.
Der Posteingang lässt sich nach Termin, Status und Zahlung filtern, dazu eine Suche.
Der Grund, warum Anfragen liegen bleiben, ist selten Unlust. Es ist die Verteilung: eine im WhatsApp-Postfach, eine im Mail-Programm, eine im Website-Formular, und keine Liste, die alle drei kennt. Wer nach dem Shooting abends um elf nachsieht, findet zwei und übersieht die dritte.
Ein Posteingang für alles löst das nicht dadurch, dass er schneller wäre. Er löst es dadurch, dass die Frage „habe ich noch etwas offen?” an genau einer Stelle beantwortet wird.
Schritt für Schritt
Der Anfragen-Tab ist die Startseite der App. Er zeigt alle laufenden Vorgänge, auch schon gebuchte und gelieferte, filterbar nach Termin, Status und Zahlung, dazu eine Suche. Auf Wunsch geht an jede neue Anfrage über dein Formular sofort eine Eingangsbestätigung.
Öffnest du eine Anfrage, stehen Eckdaten, „Shooting & Notizen" und Kommunikation nebeneinander. Der Tab „Bilder" taucht erst auf, wenn es dort etwas zu tun gibt, also ab dem Shooting-Tag oder sobald eine Galerie existiert.
Im Tab „Kommunikation" schreibst du direkt, wahlweise frei oder aus einer Vorlage. Antwortet deine Kundin auf eine CRM-Mail, steht ihre Antwort ohne dein Zutun im selben Verlauf. Telefonate und Nachrichten von ausserhalb trägst du als Notiz nach, damit die Spur nicht abreisst.
Gebuchte Shootings, die weiter als drei Monate entfernt sind, stehen standardmässig nicht in der Liste. Offene Anfragen dagegen immer, egal wie weit der Wunschtermin weg ist. Sie sind ja genau das, was jetzt eine Antwort braucht.
Was dahintersteckt
Antwortet jemand auf eine CRM-Mail, steht die Antwort automatisch im Verlauf, und eine Kopie geht an deine Studio-Adresse.
Instagram schalten wir auf Anfrage frei: die automatische Erstantwort trägt dort im Verlauf das Etikett „Auto" und zählt nicht als deine Antwort.
Eine WhatsApp-Reaktion mit Emoji (eingerichtetes WhatsApp Business vorausgesetzt) steht als schmale Zeile im Verlauf, ohne eigene Sprechblase und ohne Antwortentwurf.
Mit eigenem Formular-Schlüssel oder bei Meta-Anzeigen mit WhatsApp-Ziel setzt sich die Herkunft einer Anfrage von allein, sonst wählst du sie mit einem Klick.
Häufige Fragen
Nein. Antwortest du aus deinem eigenen Postfach, fehlt diese Unterhaltung im CRM. Trag sie dann als Notiz nach oder antworte gleich aus dem CRM, dann bleibt der Verlauf vollständig.
Die legst du selbst an und hältst das Gespräch als Notiz fest, mit Kanal, Richtung, Zeitpunkt und Text. Danach verhält sich die Anfrage wie jede andere.
Nein, Pflicht ist das nie. „Unbekannt" ist ehrlicher als geraten und erscheint in der Auswertung als eigene Zeile. Mit eigenem Formular-Schlüssel oder bei Meta-Anzeigen mit WhatsApp-Ziel setzt sich die Herkunft ohnehin von allein.
Ja. Solange du selbst nichts geschrieben hast, bleibt die Erinnerung „Noch keine Antwort" stehen. Eine automatische Erstantwort räumt sie nicht weg.
Alles enthalten, nichts zugebucht. Wir richten es gemeinsam mit deinen Texten und deinen Paketen ein.