Funktion 08
Mails raus und rein, Angebots-Ereignisse, dazu was du am Telefon besprochen hast: alles steht untereinander in einer Liste, neueste zuerst, bei der Anfrage, zu der es gehört.
Antworten deiner Kundin auf eine CRM-Mail erscheinen automatisch im Verlauf, dazu geht eine Kopie an deine Studio-Adresse.
Die Frage, die im Studioalltag am meisten Zeit kostet, ist nicht „was schreibe ich?”. Es ist „was hatten wir eigentlich besprochen?”. Die Antwort liegt verteilt über Postfach, Telefon und zwei Apps, und sie zu suchen dauert länger als die Antwort selbst.
Ein Verlauf je Anfrage beantwortet sie in einem Blick.
Schritt für Schritt
Der Kommunikations-Tab zeigt jede Mail in beide Richtungen, dazu die Ereignisse am Angebot: verschickt, geöffnet, signiert. Du musst nirgendwo nachsehen, um zu wissen, wo ihr steht.
Über dem Verlauf wählst du den Kanal (E-Mail, WhatsApp, Protokoll) und schreibst frei oder lädst eine Vorlage. Lädst du eine Vorlage, werden die Platzhalter sofort gefüllt, der Vorname ebenso wie der Link auf ein laufendes Angebot. Ändern darfst du danach alles.
Mit eingerichtetem WhatsApp Business landen Nachrichten direkt im Verlauf, Instagram schalten wir auf Anfrage dazu. Eine Emoji-Reaktion auf WhatsApp steht als schmale Zeile im Verlauf, ohne eigene Sprechblase: ein Daumen hoch ist keine Frage und braucht keine Antwort.
Telefonate und Nachrichten aus anderen Kanälen trägst du nach, mit Kanal, Richtung, Zeitpunkt und Text. Danach stehen sie im Verlauf wie eine geschriebene Mail, und die Spur bleibt lückenlos.
Was dahintersteckt
Die Kundenansicht eines Angebots lässt sich ansehen, ohne dass es dadurch als geöffnet gilt.
Instagram schalten wir auf Anfrage frei: die automatische Erstantwort ist dort abschaltbar, im Verlauf als „Auto" markiert und zählt nicht als deine Antwort.
Ein WhatsApp-Erstkontakt ohne vorherige Nachricht läuft über die genehmigte Vorlage „nachricht_update" (eingerichtetes WhatsApp Business vorausgesetzt). Antwortet deine Kundin, sind alle Nachrichten innerhalb von 24 Stunden nach ihrer letzten Nachricht kostenlos.
Vorlagen liegen in den Einstellungen und lassen sich in Betreff und Text ändern.
Häufige Fragen
Nein, aber antwortest du aus deinem eigenen Postfach, fehlt das im CRM. Trag es dann als Notiz nach, damit der Verlauf vollständig bleibt.
Nur, wenn sie ausdrücklich darum gebeten hat. Meta verlangt dafür eine Einwilligung. Solange keine Nachricht von ihr vorliegt, läuft der Erstkontakt über eine genehmigte Vorlage.
Nein (Instagram schalten wir auf Anfrage frei). Die Erinnerung „Noch keine Antwort" bleibt stehen, bis du selbst geschrieben hast. Die automatische Nachricht fragt nur nach Shooting-Art und Wunschtermin.
Die hältst du als Notiz fest. Im Verlauf sieht man danach, dass am Dienstag telefoniert wurde und worum es ging. Ohne das fehlt genau der Teil, an den sich niemand erinnert.
Alles enthalten, nichts zugebucht. Wir richten es gemeinsam mit deinen Texten und deinen Paketen ein.