Nimm eine Anzahlung, und erkläre sie als das, was sie ist: eine Reservierung. Du hältst einen Termin frei und lehnst dafür andere Anfragen ab. Wer das so sagt, bekommt fast nie Widerspruch. Wer es nicht sagt, wirkt misstrauisch.
Wie hoch
Üblich sind zwanzig bis dreissig Prozent. Zwei Grenzen sind wichtiger als die genaue Zahl:
- Hoch genug, dass eine Absage nicht folgenlos bleibt. Sonst ist die Anzahlung nur ein Buchungsritual.
- Niedrig genug, dass sie niemanden abschreckt und im Streitfall noch als angemessen gilt. Eine Klausel, die im Zweifel unwirksam ist, schützt dich gar nicht.
Bei kurzfristigen Terminen, etwa Newborn, ist eine niedrigere Anzahlung sinnvoll: Das Zeitfenster verschiebt sich dort aus Gründen, für die niemand etwas kann.
Eine Staffel statt einer Zahl
Ein einzelner Prozentsatz für jede Absage ist selten fair. Üblicher und leichter zu vertreten ist eine Staffel, die sich am Vorlauf orientiert: je kurzfristiger die Absage, desto höher der Anteil, den du behältst. Je länger der Vorlauf, desto eher findest du Ersatz, und desto weniger sollst du behalten.
Wichtig ist die Gegenrichtung: Was passiert, wenn du absagen musst? Krankheit, Unfall, Ausfall der Ausrüstung. Eine Regel, die nur für eine Seite gilt, fällt im Zweifel auf dich zurück.
Der Zeitpunkt entscheidet
Die Stornoregel muss vor der Buchung feststehen, nicht bei der Absage. Das klingt selbstverständlich und ist der häufigste Fehler: Weil das Gespräch nett war, sagt niemand etwas, und drei Wochen später steht Aussage gegen Aussage.
Ein Angebot, das Anzahlung und Stornoregel bereits enthält und das die Kundin unterschreibt, erspart genau dieses Gespräch. Nicht weil es ein juristisches Bollwerk wäre, sondern weil beide Seiten dasselbe gelesen haben.
Und wenn jemand trotzdem absagt?
Dann ist die Kulanz deine Entscheidung, nicht deine Pflicht. Das ist der eigentliche Vorteil einer klaren Regel: Du kannst grosszügig sein, weil du es willst, nicht weil du musst.