Vier Dinge betreffen dich wirklich: die Daten deiner Kund:innen, die Bilder selbst, die Dienste, bei denen beides liegt, und die Frage, wann alles wieder gelöscht wird. Der Rest der üblichen Aufregung betrifft Fälle, die in einem Fotostudio kaum vorkommen.
1. Kundendaten
Name, Adresse, Telefonnummer, Mailverlauf: alles personenbezogene Daten. Du darfst sie verarbeiten, weil du einen Vertrag erfüllst. Dafür brauchst du keine Einwilligung. Was du brauchst, ist eine Datenschutzerklärung, die sagt, was du womit machst, und die Fähigkeit, auf Auskunft und Löschung zu reagieren.
2. Bilder sind auch Daten
Ein Porträt ist ein personenbezogenes Datum. Das ist der Punkt, den viele übersehen: Die Frage „darf ich das zeigen” ist nicht nur eine Frage des Rechts am eigenen Bild, sondern auch eine der Datenverarbeitung. Für die Vertragserfüllung, also Aufnahme und Lieferung, brauchst du keine Einwilligung. Für die Veröffentlichung im eigenen Portfolio schon.
3. Wer hält deine Daten
Cloudspeicher, Mailanbieter, Buchungssoftware, Galerie-Hosting: Überall dort verarbeitet jemand Daten in deinem Auftrag. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit, oft als digitales Formular. Sammle sie an einer Stelle, dann musst du im Ernstfall nicht suchen.
Praktische Folge für die Anbieterwahl: Ein Dienst, dessen Server in Deutschland oder der EU stehen, erspart dir die gesamte Diskussion über Drittlandtransfers.
4. Löschen ist auch eine Pflicht
Daten dürfen nicht ewig liegen. In der Praxis heisst das für ein Fotostudio: Galerien laufen nach einer festgelegten Frist ab, Bilder werden danach entfernt, und ein Auftrag, der abgeschlossen und abgerechnet ist, wird irgendwann gelöscht. Steuerliche Aufbewahrungsfristen gehen vor, betreffen aber Rechnungen, nicht Bilddateien.
Was das im Alltag bedeutet
Nicht mehr Formulare, sondern weniger Ablagen. Je weniger Orte deine Daten haben, desto einfacher ist jede dieser vier Fragen zu beantworten. Wer Bilder in einer Cloud, Kontakte im Telefon, Nachrichten in vier Apps und Rechnungen im Mailpostfach hat, kann eine Auskunftsanfrage nicht zuverlässig beantworten, selbst wenn er möchte.